就労ビザ（技術・人文知識・国際業務）の提出書類は、受け入れる会社が上場企業か、源泉徴収税額がいくらかなどで決まるカテゴリー1〜4の区分によって変わり、規模の大きい会社ほど簡略化されます。2026年4月15日以降の申請では、カテゴリー3・4の企業が語学力を用いる対人業務で受け入れる場合、CEFR B2相当の言語能力を証明する資料も必要です。行政書士法人アクティス（鹿児島・熊本を中心に九州全域対応）は、カテゴリーの判定から書類の作成・収集までを企業さまに代わって行っています。
提出書類は「会社の規模」で決まる
就労ビザの必要書類でまず押さえるべきなのは、書類の量が受け入れる会社の規模で変わるという点です。出入国在留管理庁は所属機関を4つのカテゴリーに分けており、規模が大きく信用性が高いほど提出資料が簡略化されます。
| 区分 | 該当する会社 |
|---|---|
| カテゴリー1 | 日本の証券取引所に上場している企業、保険業を営む相互会社、国・地方公共団体、独立行政法人、特殊法人・認可法人、一定の公益法人など |
| カテゴリー2 | 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人／在留申請オンラインシステムの利用申出が承認された機関 |
| カテゴリー3 | 前年分の法定調書合計表を提出している団体・個人（カテゴリー2を除く） |
| カテゴリー4 | カテゴリー1〜3のいずれにも当たらない団体・個人 |
自社の区分は、前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を見れば判断できます。設立したばかりでこの合計表をまだ提出していない会社は、カテゴリー4です。
カテゴリーを証明する資料（合計表の写しなど）は、申請時に必ず添付します。
会社が用意する書類
カテゴリーによって増減しますが、中心になるのは次のものです。
- 雇用契約書または労働条件通知書の写し … 職務内容・報酬・雇用期間が分かるもの
- 登記事項証明書（法人の場合）
- 直近年度の決算文書の写し（カテゴリー3・4）
- 会社案内 … 事業内容・沿革・役員・組織図・売上・主要取引先が分かるもの
- 雇用理由書 … 法令上の必須書類ではありませんが、実務では最も重要です
雇用理由書には、その職務がなぜ必要なのか、なぜその人でなければならないのかを書きます。書式は決まっておらず、ここの説明の組み立てが結果を左右します。
本人が用意する書類
- 卒業証明書（学位が分かるもの）／専門学校卒の場合は成績証明書と専門士（高度専門士）の称号を証する書類
- 職務経歴書、学歴で要件を満たさない場合は前職の在職証明書
- IT告示の特例を使う場合は資格証・試験の合格証
- 在留カード・パスポートの写し（すでに日本にいる場合）
- 写真（縦4cm×横3cm）
母国語の書類には、日本語または英語の訳文を添えます。
2026年4月15日から追加された「言語能力の証明」
カテゴリー3・4の企業が、語学力を用いる対人業務を主たる業務として受け入れる場合、2026年（令和8年）4月15日以降の申請では、その業務で使う言語についてCEFR B2相当の能力を証明する資料の提出が求められます。
日本語の場合、次のいずれかに当たれば、あらためて試験を受けなくてもB2相当として扱われます。
- 日本語能力試験（JLPT）N2以上
- BJTビジネス日本語能力テスト400点以上
- 日本の大学を卒業している
- 日本の高等専門学校または専修学校の専門課程を修了している
- 日本で義務教育を修了して高校を卒業している
- 日本に20年以上在留している
該当しない場合は、試験の受験から逆算してスケジュールを組む必要があります。入社時期が決まっている案件では、ここが日程上の制約になります。
時間がかかるのは、この2つです
入社予定日に間に合わなくなる原因は、ほぼ決まっています。 母国から取り寄せる卒業証明書と在職証明書です。
卒業証明書は、大学の窓口が母国にしかなく、本人が親族に依頼して取り寄せることになります。 国や学校によっては1か月以上かかり、書式が日本の想定と違って学位が読み取れないこともあります。 在職証明書は、前職の会社に業務内容を書いてもらう必要があり、退職の経緯によっては協力を得にくいこともあります。
会社側の書類は数日で揃うので、この2点から先に動かしてください。 ご依頼をいただいた場合、当事務所ではまずこの2点の手配をご案内し、 その間に会社側の書類と申請書類の作成を並行して進めます。
申請取次行政書士 多伊良 壮平
事例：現場研修を挟む採用を、書類で説明して許可
複数の店舗を展開する飲食業の企業さまから、専門学校を卒業する留学生を採用したいというご相談です。 入社後はまず店舗で現場研修を行い、そのうえで本部の総合職として配属したいという計画でした。
ここで問題になるのが、飲食店の現場業務は「技術・人文知識・国際業務」に該当しないという点です。 調理や接客は特定技能の対象となる業務であり、この在留資格の対象からは外れます。 現場研修があること自体が、不許可の理由になり得ます。
そこで、研修の必要性・研修計画・その後のキャリア計画を書面で作成し、 店舗での研修が本部の総合職として働くために必要な過程であることを説明して申請しました。結果は許可です。
申請取次行政書士 多伊良 壮平
ただし、どの会社でも通る話ではありません
この事例で許可になった背景には、会社の規模と組織の実態があります。複数の店舗を展開し、本部に総合職のポストが実在するからこそ、「店舗研修を経て本部へ」というキャリアの道筋に説得力がありました。
店舗が1つしかない、本部と呼べる組織がない、という会社で同じ説明をしても、研修後に総合職として働く姿が描けないため、通りません。店舗数・従業員数・組織図といった会社側の情報が、そのまま説明の材料になります。
審査要領も、採用当初の実務研修について次の考え方を示しています。
- 日本人の大卒社員等に対しても同様に行われる実務研修の一環であり、在留期間の大半を占めるものでないときは、相当性を判断したうえで許容する
- 採用から1年を超えて実務研修に従事する申請は、研修計画の提出を求め、期間の合理性を審査する
- 外国人社員だけに設定された研修や、日本人社員と差異がある研修は、合理的な理由がない限り相当性が認められない
- 実務研修期間が設けられている場合、在留期間は**原則として「1年」**が決定される
つまり、日本人の新卒社員と同じ枠組みの研修であることが前提です。「外国人だから、まず現場から」という説明では通りません。
現場研修を挟む採用をお考えの企業さまは、研修計画とキャリア計画の作成からお引き受けできます。 会社の組織図と、日本人新卒社員の育成の流れが分かる資料をご用意ください。
書類の作成・収集はお任せいただけます
申請書、雇用理由書、職務内容の説明資料は当事務所で作成します。会社さまにご用意いただく書類はリストにしてお渡しし、記載例もお付けします。
必要な書類はカテゴリーと案件の内容で変わるため、まずは現在の状況をお聞かせください。
※ 提出書類の一覧は出入国在留管理庁のウェブサイト（在留資格「技術・人文知識・国際業務」）で公表されています。 制度は改正されることがあるため、申請時点の最新の一覧をご確認ください。
